各市州住房和城鄉建設局、湘江新區開發建設局,各有關單位:
根據《住房城鄉建設部關于新形勢下進一步加強城市建設檔案管理工作的通知》(建辦規〔2024〕1號)文件精神,省廳統籌推進全省數字城建檔案館建設工作,依托省工程建設項目審批管理系統(以下簡稱工改系統)和工程項目動態監管平臺(以下簡稱動態監管平臺),開發了工程建設項目分階段數字化歸檔驗收功能模塊(以下簡稱歸檔驗收模塊),推進全省在建和增量房建和市政基礎設施工程項目實現線上分階段數字化歸檔驗收,自2025年1月1日起在全省范圍內開展試運行工作,現就有關事項通知如下:
一、登錄方式。“歸檔驗收模塊”集成在工改系統和動態監管平臺中,有關單位在登錄工改系統或動態監管平臺后,可直接點擊“歸檔驗收模塊”進入。
二、主管部門操作渠道。原工改系統審批端中的“聯合驗收-檔案驗收”模塊功能及賬號權限關閉,相關功能現已調整至動態監管平臺。各級住房城鄉建設局、城建檔案館(以下簡稱主管部門)應當填寫主管部門賬號申請表,由市州主管部門統一收集審核后,集中報省廳數字城建檔案中心申請“動態監管平臺-歸檔驗收模塊”主管賬號權限,登錄動態監管平臺按流程進行操作(詳見附件1)。
三、建設單位操作渠道。保留建設單位通過工改系統申報端現有“聯合驗收-檔案驗收”功能申請檔案驗收的操作渠道。項目建設過程中,建設單位應根據數字化歸檔驗收內容和要求,及時通過工改系統進入“歸檔驗收模塊”,并按要求補充上傳項目相關的數字檔案文件。
四、數字化歸檔驗收內容。數字化歸檔驗收的內容根據《湖南省房屋建筑和市政工程類數字化歸檔與數據采集標準》(可在廳官網下載),已經在“歸檔驗收模塊”中進行了預設置,建設單位可根據系統預設置內容,按要求上傳有關數字檔案文件。在試運行過程中,各級主管部門也可根據項目實際情況,在歸檔驗收模塊中增加或核減需要歸檔和采集的文件。標準中已規定必須歸集的數字檔案文件需要核減的,主管部門應在系統中備注核減理由。
五、分階段數字化歸檔驗收流程。主管部門可使用“動態監管平臺-歸檔驗收模塊”中的“分階段預驗收”和“一鍵歸檔”功能模塊進行分階段數字化歸檔驗收工作。具體流程詳見附件2:增量項目分階段數字化歸檔驗收流程圖。
“歸檔驗收模塊”中“分階段預驗收”功能,用于項目各階段推進過程中提前開展數字檔案檢查和歸集工作。各級主管部門應當在“歸檔驗收模塊”中及時關注有關在建項目進展情況,項目進入下一階段時應主動使用“分階段預驗收”功能,對之前階段歸集的數字檔案進行檢查。對資料不齊的,系統發送短信提醒建設單位補齊有關資料。預驗收功能不影響項目正常審批流程,項目推進過程中,分階段預驗收可反復多次操作。
“歸檔驗收模塊”中“一鍵歸檔”驗收功能,用于項目聯合驗收時實現智能化、便捷化審批。當項目進入竣工驗收階段,建設單位在工改系統申報聯合驗收審批事項后,系統將推送信息并以短信形式提醒審批部門。各級主管部門應在規定審批時限內使用“一鍵歸檔”功能,完成數字檔案驗收。對之前各階段已經通過“分階段預驗收”的,可以“一鍵”進行線上檔案驗收,同時系統短信通知建設單位在規定時限內提交紙質檔案。之前各階段未通過“分階段預驗收”的,應當先進行預驗收。
六、反饋意見。功能試運行期間,各級住房城鄉建設主管部門、城建檔案館、建設單位和有關單位或個人,可以積極聯系省廳數字城建檔案中心,提供有關意見和建議。試運行結束后,省廳將印發標準和管理辦法,對有關業務規則進一步規范。
意見和建議反饋聯系人:
省數字城建檔案中心李勇88950025(傳真)
電子郵箱:zjtwzts_email@163.com
技術支持咨詢電話:
動態監管平臺:88921215
歸檔驗收模塊:88950447
湖南省住房和城鄉建設廳
2024年12月26日
附件2增量項目分階段數字化歸檔驗收流程圖
